Kancelaria tajna – kto, gdzie i po co?

Kancelaria tajna stanowi wyodrębnioną komórkę organizacyjną, w zakresie ochrony informacji niejawnych podległą pełnomocnikowi ochrony. Obsługiwana jest przez pracowników pionu ochrony. Kancelaria tajna odpowiedzialna jest za sprawne i bezpieczne rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie materiałów niejawnych, umożliwiające w każdej chwili ustalenie, gdzie znajduje się zarejestrowany materiał oraz kto i kiedy się z tym materiałem zapoznał.

Zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o ochronie informacji niejawnych, obowiązek utworzenia kancelarii tajnej spoczywa jedynie na kierownikach jednostek organizacyjnych, w których są lub będą przetwarzane informacje niejawne, oznaczone klauzulami „tajne” bądź „ściśle tajne”. Kierownik jednostki organizacyjnej może wyrazić zgodę na przetwarzanie w kancelarii tajnej informacji niejawnych o klauzuli „poufne” lub „zastrzeżone”.

Jeśli jednostka organizacyjna przetwarza lub będzie przetwarzała materiały niejawne oznaczone maksymalnie klauzulą „poufne”, to funkcję kancelarii tajnej może spełniać inna komórka organizacyjna, pod warunkiem, że jej organizacja zapewni możliwość ustalenia w każdych okolicznościach, gdzie znajduje się materiał niejawny pozostający w dyspozycji jednostki organizacyjnej. W tym przypadku należy przygotować odpowiednią dokumentację:

  • sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „poufne” w podległych komórkach organizacyjnych,
  • instrukcję dotyczącą sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” w podległych komórkach organizacyjnych oraz zakres i warunki stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego w celu ich ochrony.

Dodatkowo, kierownik jednostki organizacyjnej, w której są przetwarzane informacje niejawne o klauzuli „poufne” lub wyższej, zatwierdza opracowaną przez pełnomocnika ochrony dokumentację, określającą poziom zagrożeń związanych z nieuprawnionym dostępem do informacji niejawnych lub ich utratą.

Kancelarią tajną kieruje kierownik kancelarii tajnej, do którego obowiązków należy:

  • bezpośredni nadzór nad obiegiem materiałów,
  • udostępnianie materiałów osobom do tego uprawnionym,
  • wydawanie materiałów osobom do tego uprawnionym, które zapewniają odpowiednie warunki do ich przechowywania,
  • egzekwowanie zwrotu materiałów,
  • kontrola przestrzegania właściwego oznaczania i rejestrowania materiałów w kancelarii oraz jednostce organizacyjnej,
  • nadzór nad pracą oddziałów kancelarii.

W celu zapewnienia sprawnego i bezpiecznego rejestrowania, przechowywania, obiegu i wydawania materiałów niejawnych, należy prowadzić następujące dzienniki ewidencji:

  • rejestr dzienników ewidencji i teczek,
  • dziennik ewidencyjny,
  • książkę doręczeń przesyłek miejscowych,
  • wykaz przesyłek nadanych,
  • rejestr wydanych przedmiotów, służący do ewidencjonowania wydanych nośników informacji oraz innych przedmiotów.

Oprócz rozwiązań organizacyjnych, należy pamiętać iż kancelaria tajna wymaga zastosowania szeregu zabezpieczeń fizycznych. Wyznaczone na kancelarię tajną pomieszczenie, w zależności od klauzuli przetwarzanych informacji niejawnych, powinno być odpowiednio wyposażone w szereg zabezpieczeń, które dadzą gwarancję poufności, integralności i dostępności znajdujących się w niej materiałów. Do tych zabezpieczeń należy m. in. system kontroli wejść i wyjść, system dozoru wizyjnego, system alarmowy, system sygnalizacji napadu i włamania, system przeciwpożarowy, certyfikowane drzwi, etc. Określenie poziomu zagrożenia, w połączeniu z klauzulami przetwarzanych informacji niejawnych, wskazuje klasę strefy ochronnej, w której mogą być przetwarzane informacje niejawne oraz środki bezpieczeństwa fizycznego, niezbędne do zabezpieczenia  tej strefy. Ponadto, zgodnie z art. 46 pkt 4 ustawy o ochronie informacji niejawnych, jednostki organizacyjne dysponujące informacjami niejawnymi o klauzuli „poufne” lub wyższej są zobligowane do stosowania wyposażenia i urządzeń, którym na podstawie odrębnych przepisów przyznano certyfikaty. Pojęcie: „urządzenia” lub: „wyposażenie” oznacza m.in. szafy metalowe, służące do przechowywania materiałów niejawnych lub systemy alarmowe oraz dozorowe, służące do ochrony informacji, a także systemy teleinformatyczne, służące do przetwarzania informacji niejawnych.

Jeśli zdecydują się Państwo na utworzenie własnej kancelarii tajnej, chętnie pomożemy w jej organizacji. Nasza kompleksowa usługa obejmuje przygotowanie kancelarii tajnej „pod klucz”, począwszy od wykonania projektu, poprzez prace budowlano-remontowe, na wyposażeniu i dokumentacji organizacyjnej kończąc.

Zdajemy sobie jednak sprawę, jak duże koszty związane są z organizacją, a następnie z utrzymaniem kancelarii tajnej. Doskonałą alternatywą dla Państwa może być wykorzystanie  naszej kancelarii. Posiadamy nowoczesną kancelarię tajną, przystosowaną do przetwarzania i przechowywania dokumentacji niejawnej, stanowiącej tajemnicę do klauzuli „Tajne”, “NATO SECRET”, “EU SECRET” włącznie. W wydzielonej części, dostępnej dla naszych klientów, znajduje się stanowisko komputerowe do wytwarzania i przetwarzania dokumentów niejawnych, w tym dokumentacji techniczno-budowlanej oraz kolorowy ploter do formatu A0. Zachęcamy do skorzystania z naszej oferty.


Informacje o autorze:
Karol Kij

Zajmuje się szeroko pojętym tematem zarządzania bezpieczeństwa informacji.

Jako młoda, aktywna i przedsiębiorcza osoba wciąż poszukuję nowych źródeł wiedzy i możliwości rozwoju.

Poszukuję kontaktów biznesowych, nawiążę również kontakt z osobami zainteresowanymi podobną problematyką w celu współpracy, wymiany spostrzeżeń i doświadczeń.

Zobacz również:

ZOSTAW KOMENTARZ

*